又到了每年一度的年底匯報(bào)時(shí)刻。
在這個(gè)關(guān)鍵時(shí)期，每個(gè)人都準(zhǔn)備向老板和高管們展示自己一年來(lái)的工作成果與進(jìn)展。
然而，有人曾說(shuō)，一生中僅有兩次最為孤獨(dú)，一次是面臨死亡之際，另一次便是向上匯報(bào)之時(shí)。
這好像有點(diǎn)夸張，但是，和老板高管年底匯報(bào)工作絕非易事。
今天，就讓在匯報(bào)過(guò)程中常常出現(xiàn)的問題，并給出相應(yīng)的解決之道。
一、最容易讓老大們感到反感的3個(gè)問題是啥？
1、背景鋪墊過(guò)多（啰嗦），缺乏內(nèi)容提煉
在匯報(bào)工作時(shí)，清晰簡(jiǎn)潔的表達(dá)至關(guān)重要。
據(jù)相關(guān)職場(chǎng)溝通調(diào)查顯示，約有40%的老板認(rèn)為員工匯報(bào)時(shí)背景鋪墊過(guò)長(zhǎng)會(huì)影響他們對(duì)核心內(nèi)容的抓取。
很多人容易陷入一個(gè)誤區(qū)，那就是在開場(chǎng)時(shí)進(jìn)行大量冗長(zhǎng)的背景鋪墊，滔滔不絕地講述項(xiàng)目的來(lái)龍去脈、相關(guān)的歷史信息等，卻忽略了對(duì)核心內(nèi)容的提煉。
實(shí)際上，正確的匯報(bào)方式應(yīng)當(dāng)是先直截了當(dāng)?shù)卣f(shuō)出結(jié)論，也就是主題思想。
給聽眾一個(gè)清晰的指引，讓他們能夠迅速把握匯報(bào)的主旨。
在項(xiàng)目進(jìn)展類的匯報(bào)中，如果項(xiàng)目進(jìn)展順利，那么開篇就可以簡(jiǎn)潔明了地說(shuō)“目前項(xiàng)目進(jìn)展順利，請(qǐng)各位老大放心?！?/p>
接著再闡述具體的進(jìn)展情況，如已經(jīng)完成了哪些關(guān)鍵任務(wù)、達(dá)成了哪些階段性目標(biāo)等。
而若是項(xiàng)目遇到困難需要支持，則可以開篇直接表明“目前項(xiàng)目遇到困難，需要從人力/物力哪方面提供支持?！?/p>
隨后再詳細(xì)說(shuō)明困難的具體表現(xiàn)以及支持需求的依據(jù)，這樣能夠讓老板們?cè)诘谝粫r(shí)間了解匯報(bào)的核心要點(diǎn)，而不是在繁雜的背景信息中迷失。
從溝通心理學(xué)的角度來(lái)看，老板們通常處于信息接收的忙碌狀態(tài)，他們更傾向于快速獲取關(guān)鍵信息，過(guò)多的背景鋪墊容易使他們產(chǎn)生不耐煩情緒，進(jìn)而影響對(duì)匯報(bào)者整體能力的判斷。
2、繞了半天不知道需要老板支持什么？
這是匯報(bào)中極為致命的問題。
調(diào)查發(fā)現(xiàn)，約30%的職場(chǎng)匯報(bào)在提及需求時(shí)不夠明確，導(dǎo)致老板困惑。
有些人在匯報(bào)時(shí)，洋洋灑灑說(shuō)了一大堆，看似條理清晰地闡述了項(xiàng)目的各個(gè)方面，可當(dāng)提及需要老板支持時(shí)，卻含糊其辭。
老板們坐在那里聽了半天，卻依舊一頭霧水，完全不明白到底需要自己做些什么。
比如，只是一味地強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目遇到了阻礙，需要資源支持，卻不明確指出是需要增加人力、調(diào)配資金，還是其他具體的資源。
在這種情況下，務(wù)必在提出支持需求時(shí)，給出明確的要求，并詳細(xì)說(shuō)明合理的理由。
如果是需要增加人力，就要具體說(shuō)明需要增加的崗位、人數(shù)以及這些人力將如何推動(dòng)項(xiàng)目克服當(dāng)前的困難，讓老板能夠清晰地評(píng)估支持的必要性和可行性。
從職場(chǎng)權(quán)力關(guān)系層面分析，老板需要明確知道自己的決策將如何作用于項(xiàng)目，不清晰的需求會(huì)使他們處于決策困境，對(duì)匯報(bào)者的信任度也會(huì)降低。
3、聽著累，復(fù)雜的問題無(wú)法簡(jiǎn)單化
約25%的老板表示曾被復(fù)雜無(wú)重點(diǎn)的匯報(bào)困擾。
有些匯報(bào)就像是一團(tuán)亂麻，讓人聽了半天始終抓不住重點(diǎn)，東一榔頭西一棒子地講述各種無(wú)關(guān)緊要或者關(guān)聯(lián)不大的內(nèi)容。
使得老板們?cè)诼犎R報(bào)時(shí)，需要花費(fèi)大量的精力去梳理思路，試圖找出其中的關(guān)鍵信息。
為了避免這種情況，匯報(bào)者一定要在匯報(bào)前給自己的匯報(bào)提前理清一個(gè)脈絡(luò)架構(gòu)。
可以采用總分總的結(jié)構(gòu)，開頭提出核心觀點(diǎn)，中間分點(diǎn)闡述論據(jù)和細(xì)節(jié)，結(jié)尾再總結(jié)強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)內(nèi)容，確保整個(gè)匯報(bào)思路清晰、有理有據(jù)。
例如在匯報(bào)一個(gè)復(fù)雜的市場(chǎng)推廣方案時(shí)，先提出“本次市場(chǎng)推廣方案旨在通過(guò)線上線下結(jié)合的方式，提升品牌知名度并促進(jìn)產(chǎn)品銷售”這一核心觀點(diǎn)，然后分別闡述線上的推廣渠道、活動(dòng)策劃以及線下的促銷活動(dòng)、合作推廣等具體內(nèi)容，最后總結(jié)各個(gè)環(huán)節(jié)如何協(xié)同作用以達(dá)成預(yù)期目標(biāo)，這樣能讓老板輕松理解匯報(bào)內(nèi)容。
從信息傳遞效率的角度出發(fā)，簡(jiǎn)單明了的匯報(bào)結(jié)構(gòu)有助于信息快速準(zhǔn)確地被接收，避免信息在傳遞過(guò)程中的損耗和誤解。
總之，你如果不精心思考如何清晰地表達(dá)，就是在強(qiáng)迫要求聽眾，也就是老板們花費(fèi)大量的精力去思考和梳理。
二、匯報(bào)遇到緊急情況，應(yīng)該如何處理？
1、匯報(bào)時(shí)間臨時(shí)被縮短
原本精心準(zhǔn)備了30分鐘時(shí)長(zhǎng)的匯報(bào)內(nèi)容，制作了20頁(yè)精美的PPT，可臨時(shí)卻被告知匯報(bào)時(shí)間縮短為10分鐘。
此時(shí)，絕對(duì)不能慌亂地機(jī)關(guān)槍似的速速翻完所有PPT，那樣只會(huì)讓老板們更加厭煩。
正確的做法是果斷地進(jìn)行斷舍離，迅速篩選出匯報(bào)內(nèi)容中的重點(diǎn)部分。
比如，可以優(yōu)先講述項(xiàng)目的核心成果、當(dāng)前面臨的關(guān)鍵問題以及最迫切需要老板知曉的事項(xiàng)。
如果在這10分鐘內(nèi)能夠精準(zhǔn)地傳達(dá)關(guān)鍵信息，展示出自己清晰的思路和對(duì)項(xiàng)目的深刻理解，老大們很可能會(huì)被吸引，進(jìn)而在后續(xù)給予再次進(jìn)行完整匯報(bào)的機(jī)會(huì)，以便更全面地了解項(xiàng)目情況。
這里有一個(gè)小技巧，在準(zhǔn)備匯報(bào)時(shí)，可以提前對(duì)內(nèi)容進(jìn)行分級(jí)，標(biāo)記出哪些是絕對(duì)核心的內(nèi)容，哪些是可以簡(jiǎn)略提及或者舍棄的內(nèi)容，這樣在遇到時(shí)間縮短的情況時(shí)就能從容應(yīng)對(duì)。
2、老大們都在看手機(jī)
當(dāng)看到老大們?cè)趨R報(bào)過(guò)程中紛紛低頭看手機(jī)時(shí)，不要立刻就認(rèn)為是自己講得太爛而陷入沮喪。
當(dāng)然，這其中一種可能是匯報(bào)的內(nèi)容確實(shí)缺乏吸引力，但也有可能是老大們當(dāng)前有其他緊急事務(wù)需要處理，或者是匯報(bào)的節(jié)奏和重點(diǎn)沒有契合他們的期望。
在這種情況下，需要勇敢地停下來(lái)，以謙遜的態(tài)度詢問老大們想聽什么。
比如，下面的內(nèi)容比較多，各位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)哪塊感興趣，我著重講？
畢竟，講完自己準(zhǔn)備的內(nèi)容并非最終目的，講到老大們想聽的、能夠滿足他們對(duì)項(xiàng)目信息需求的內(nèi)容才是真正的勝利。
3、匯報(bào)途中設(shè)備突發(fā)故障
比如電腦突然死機(jī)、投影儀無(wú)法顯示等。
首先要保持冷靜，不要慌張地手忙腳亂。
如果是電腦死機(jī)，嘗試快速重啟，同時(shí)向在場(chǎng)人員致歉并簡(jiǎn)要說(shuō)明情況。
若短時(shí)間內(nèi)無(wú)法恢復(fù)，可以憑借記憶和紙質(zhì)資料繼續(xù)匯報(bào)核心要點(diǎn)，如項(xiàng)目的關(guān)鍵數(shù)據(jù)、重要結(jié)論和下一步計(jì)劃等。
若投影儀故障，可將電腦屏幕轉(zhuǎn)向大家，或者使用手機(jī)投屏功能（如果場(chǎng)地具備條件且自己提前有所準(zhǔn)備），若這些都不行，直接以口頭清晰表述為主，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵信息，確保匯報(bào)能夠順利推進(jìn)，不讓設(shè)備問題完全中斷匯報(bào)進(jìn)程。
4、遇到突發(fā)質(zhì)疑或打斷
在匯報(bào)過(guò)程中，可能會(huì)有老板或其他參會(huì)人員突然提出質(zhì)疑、反駁觀點(diǎn)或者打斷匯報(bào)流程。
此時(shí)，要耐心傾聽，不要急于反駁。
如果是自己考慮不周全的地方，誠(chéng)懇承認(rèn)并簡(jiǎn)要闡述后續(xù)改進(jìn)的思路。
5、臨時(shí)被要求增加未準(zhǔn)備的匯報(bào)內(nèi)容
有時(shí)可能原本按照既定議程匯報(bào)，但現(xiàn)場(chǎng)被要求增加一些之前未準(zhǔn)備的相關(guān)內(nèi)容，比如對(duì)某個(gè)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的分析、對(duì)新政策影響的評(píng)估等。
不要當(dāng)場(chǎng)拒絕或表現(xiàn)出不知所措，先簡(jiǎn)要停頓思考一下已有的知識(shí)儲(chǔ)備和可以快速組織語(yǔ)言的角度。
可以說(shuō)“這是一個(gè)很有價(jià)值的補(bǔ)充方向，雖然我沒有完整的資料，但我可以先談?wù)勎业某醪揭娊狻比缓髲淖约菏煜さ臉I(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)點(diǎn)切入，如從項(xiàng)目所在市場(chǎng)的整體趨勢(shì)來(lái)分析競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手可能的策略，或者結(jié)合過(guò)往類似政策對(duì)項(xiàng)目的局部影響推測(cè)新政策的大致走向，盡量給出有邏輯、有依據(jù)的闡述，即使不夠全面深入，也能體現(xiàn)自己的臨場(chǎng)思考和應(yīng)對(duì)能力。
最后，
希望今天所分享的這些內(nèi)容，能夠切實(shí)地幫助大家解決一些日常匯報(bào)中遇到的小困擾，讓大家在年底匯報(bào)這場(chǎng)“大考”中都能取得優(yōu)異的成績(jī)，順利地展示自己的工作成果。你在以往的匯報(bào)中遇到哪些問題呢？又是如何處理的呢？
